Ежегодно 10 марта в нашей стране отмечается профессиональный праздник работников архивов, учреждённый Решением коллегии Федеральной архивной службы РФ 5 марта 2003 года. Дата праздника выбрана в соответствии с подписанием Петром I первого в России государственного акта, согласно которому работникам архивов (архивариусам) надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать...». В Южно-Уральском государственном университете существует свой архив под названием «Отдел хранения документов», о работе которого рассказала начальник Анастасия Кульневич.
– Анастасия Борисовна, расскажите, пожалуйста, какие документы хранятся в архиве нашего университета?
– В нашем архиве хранятся документы долгосрочного срока хранения. Они подразделяются на 3 категории. Первый вид – это документы постоянного срока хранения, которые законодатель относит к историческим. Примером таких документов могут служить план работы, протоколы заседаний и отчет работы кафедр. Однако стоит отметить, что в конце 2023 года был принят новый перечень, и согласно новым срокам хранения, план работы кафедры уже не относится к данной категории документов. Таким образом, состав этих документов может меняться.
Среди исторических документов, пожалуй, наибольшую ценность имеют приказы ректора по основной деятельности университета, которые регламентируют создание новых или ликвидацию предыдущих структурных подразделений вуза. Такие исторические документы имеют постоянный срок хранения.
Вторая категория документов – это документы по личному составу. Я считаю, что они имеют ещё большую ценность, поскольку подтверждают социально-правовые гарантии граждан. К ним относятся личные дела уволенных сотрудников университета, выпускников и отчисленных студентов.
А третья категория – это документы долгосрочного характера, которые хранятся 50 лет. По истечении указанного срока они уничтожаются на основании официального акта.
– Как определяется срок хранения документов?
– В первую очередь сроки хранения документов устанавливаются федеральными законами. До 1990 годов нормативная база состояла из множества перечней, которые устанавливали сроки хранения различных типов документации. После перестройки в законотворческой деятельности стали появляться случаи, когда одни и те же типы документов имели разные сроки хранения, установленные федеральными законами.
В 2003 году был принят перечень, содержащий 2009 подробных статей. Его мы и используем для определения сроков хранения документов.
– Сколько же всего документов хранится в архиве ЮУрГУ?
– У нас 9 хранилищ, в которых находится около пятисот тысяч документов. Дело в том, что они все разные. Документ не всегда является единицей хранения. Например, приказы ректора по основной деятельности могут состоять примерно из двухсот документов.
– Могут ли студенты и сотрудники ЮУрГУ в свободном доступе воспользоваться архивом?
– Конечно. Отдел хранения документов хранит документы, которые закончены в делопроизводстве. То есть документы отчисленных студентов и выпускников, которые уже не являются обучающимися университета. К нам может обратиться обладатель персональных данных, то есть любой выпускник или отчисленный за получением определенных справок. Обычно это подтверждение периода обучения или стажа.
Также мы работаем и с сотрудниками, потому что быстро найти любую информацию – это одно из конкурентных преимуществ организации и залог ее хорошей работы. Мы постоянно взаимодействуем со всеми структурными подразделениями вуза, например с отделом кадров, отделом аспирантуры, учебным отделом, ученым советом и другими.